Как организовать хранение документов в архиве?

Хранение документов должно осуществляться в соответствии с определенными правилами. Все эти требования придуманы не просто так, т.к. они позволяют сохранить документы в порядке, защитить их от пожара, намокания и других возможных повреждений. Поэтому хранить архив просто в офисе не всегда представляется возможным. В этом случае лучше обратиться в специализированную компанию, у которой есть для этого все условия. Например, тут организация хранения документов в архиве осуществляется по всем правилам. Какие же существуют требования?

В первую очередь стоит знать о том, что размещать архивы нельзя в ветхих и деревянных зданиях. Также запрещены помещения с печным отоплением, т.к. это может стать причиной пожара, в зданиях общепита. Помещение, выбранное для хранения бумаг, должно быть изолировано от других.

В помещении должно быть правильно организовано освещение. Нельзя допустить, чтобы документы попадали под прямой солнечный свет. Искусственный свет возможен, но должны использоваться либо лампы накаливания, либо лампы других типов, закрытые гладкими плафонами. Помещение желательно изолировать от дневного света, если же это невозможно, то выбрать такое, окна которого выходят на север.

Очень большое значение при хранении документов имеет режим температуры и влажности. Если температура резко изменится, это может оказать негативное влияние на хранящуюся бумагу. Два раза в неделю при помощи специальных приборов температуру и влажность необходимо контролировать. Можно установить дополнительный кондиционер, чтобы поддерживать требуемые параметры.

Чтобы в помещении не появились грибок и плесень, необходимо поддерживать чистоту. Хранилище должно быть герметичным. Раз в год требуется убирать всю пыль с полок. Помещение также необходимо регулярно проветривать и проводить в нем влажную уборку.

Еще одно требование – к охране. Документы на хранении должны быть в безопасности, ведь чаще всего в них содержатся конфиденциальные данные. Специализированные архивные компании позволяют обеспечить все необходимые условия для хранения вашего архива. Бумаги там хранятся на складах в специальным образом промаркированных коробах, доступ к которым строго ограничен. Таким образом, обращаясь в такую компанию, вы можете быть уверены в том, что ваши бумаги находятся в полной безопасности, и не переживать за них.